图书馆管理的科层化分析

进入电脑版    时间:2017-02-08 12:06:56     来源: 《河南图书馆学刊》2009003期

关键词:图书馆:知识管理:科层化

摘 要:图书馆的科层化主要表现为专业行政管理与公共行政管理特性,是由训练有素的专业人员按照既定的规则使之不断的运作,满足公众信息需求。图书馆管理的基本管理功能、角色、技能的设计,要建构到科层化体制之中去,才能发挥作用。

中图分类号:G647

文献标识码:A

文章编号:1003-1588(2009)03-0023-03

科层制(Bureaucracy)又称官僚制、科层组织或官僚组织。这一术语包含着诸多涵义,如:文官统治、专业行政管理统治、公共行政管理等。不同的意义源自不同的学科背景,如比较政治学、组织社会学、公共行政管理学或政治经济学等。科层化的负面效应主要表现在效率的低下、对民主的双重性、对人性的压抑等。而图书馆的科层化主要表现为专业行政管理与公共行政管理特性,它不是一种政府类型,而是指一种行政体制,它是由训练有素的专业人员按照既定的规则使之不断的运作,满足公众信息需求。其特征表现在具有分工与专业化、法规与条例、权威的层级节制、非个人取向、终身事业取向等。图书馆管理要发掘组织内的知识资源使之达到组织效益的最大化.就要探寻新的组织体制设计,首先表现在对科层制的冲击,但又要建构到科层制之中去,才能发挥作用。

1 图书馆管理的功能

管理既是一门艺术也是一门科学,其功能主要是对包括人、信息、技术和资金等资源的协调,以达到组织的目标。通过科学地制定决策、计划和适当的使用技术,艺术的处理组织内部和外部的各种资源的交流、关系的协调,从而完成目标设定的任务。

图书馆的管理可以从基本的管理功能、角色、技能几方面来分析。在不同类型的图书馆中,由于基本外部环境不同,管理功能、角色就会不同:图书馆的归属、办馆时间、技术装备和组织文化以及馆员的素质不同,管理功能、角色也不同。管理技能在任何组织活动中都是必需的,运用技能去获得图书馆资金、决策发展方向和策划新的服务,以及促进组织内部的交流以完成图书馆目标。

一般来讲,管理有五项基本功能:计划、组织、控制、协调和命令(见表1)。

现在还有更多的特殊功能,如指导、人事、预算和报告等,他们不是分离的.而在整个图书馆管理过程中是相关的。

2 图书馆管理角色

管理者在管理过程中扮演不同的管理角色。Henry Mintzberg研究了不同的管理角色,并确定了10种管理者所扮演的内部活动角色。Mintzberg将其分成三组:人际关系的、信息的、决策的(见表2)。每种在图书馆都能被确认并起作用。

这些角色的描述是分离的,但他们在实践中是高度统一相互依赖的。角色之间的关系主要受管理者个人领导风格的影响、组织类型的影响、以及其外部环境,下属素质、技术使用和组织文化的影响。

3 图书馆管理的科层化层次

管理者在组织的不同层次上发挥作用,并且它们的作用、技能按他们的地位层次有所不同。一般地,管理者被分为上层、中层、一线管理者(见图1)。每一管理层次人数从低到高依次减少,非管理者形成庞大的一般馆员队伍。

上层管理:上层管理负责计划,审视环境的变化,规避风险,把握机会。在图书馆中,上层管理履行优先角色。同外部组织的关系中代表图书馆。如在公共事务、商务处置、政府磋商中代表图书馆行使权利。这个层次的管理者花更多的时间与他们的同僚以及地位相近的其他组织的人交往,而较少时间同下属交往。在未来计划中,上层管理者注意从他们接触的外部环境以及下属提供的组织内部报告中获取信息。在建立政策时他们统观全局,确定下属目标的完成情况。

中层管理:中层管理者从上层管理者接受明确的总体战略和政策,转换成中层管理者实行的特定的活动程序。他们花时间思考和分析数据,这些数据由一线管理者统计提供,并在思考分析后概括在给上层管理的报告中。其作用就像上层管理与一线管理的缓冲剂。中层管理者花大量时间用于与高层的交流、参加会议和准备报告。图书馆中的中层管理者必须具备相关部门的较深入的知识以及同其他部门的关系协调能力,以便发挥必要的协调功能。

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