全面质量管理理论在文献采访工作中的应用

进入电脑版    时间:2017-02-07 17:13:44     来源: 《河南图书馆学刊》2010002期

在文献选择活动中,控制对象主要有两类,一类是对文献的控制,另一类是对人员的控制。前者主要表现在文献的采访、选定,对采购量、复本量、经费分配等加以合理计划,以提高选择文献的使用效益。后者多表现为藏书方针、采访计划、采访目标、采访原则的科学制定,以提高采访人员的工作效率。就控制的类型来说,有前馈控制、即时控制和反馈控制。(1)前馈控制。就是未来导向控制。它监视着文献的输入,确定该输入是否与所制定的藏书发展方针相符,以便今后加以改正。前馈控制的方法有藏书发展政策、采访计划的制定、修正、采访人员的配备、采购渠道及采购数量的控制、图书输入控制、书目信息控制、预算控制、经费控制等。(2)即时控制。所谓即时控制是指在计划的执行过程中,随时指导、监督、检查工作情况,进行目标与成效的比较,肯定成绩,发现偏差并分析偏差原因,制定出纠正方案,以保证采访工作按预定目标和计划进行。(3)反馈控制。主要有两方面的内容。一种是反映“量”的直接反馈,即统计数据和采集指标,包括:馆藏保障率、流通率、拒借率、新书到馆率、藏书结构及经费分配等。另一类是反映“质“的间接反馈,即读者对文献的使用与评价。我们只有把这两种反馈信息有机地结合起来.才能全面、客观地评估文献采访工作,做到及时发现问题,及时纠正偏差,调整采购计划,提高藏书质量。

4.3.3 激励机制

激励机制是通过一套理性化的制度来反映激励主体与激励客体相互作用的方式。激励机制一旦形成.它就会内在的作用于组织系统本身,使组织机能处于一定的状态,并进一步影响着组织的生存和发展。管理者研究“激励”的目的,是为了找到能够激发人们工作积极性的各种因素,使工作事半功倍。高校图书馆文献采访工作具有许多不确定性因素.不但是一项知识性、学术性较强的工作,还是一项主动性、积极性较强的工作。为了充分发挥文献采访人员的工作主动性和积极性,需要及时给予表扬与批评,尤其需要信任、理解、谅解和支持。在文献采访质量目标实现的过程中,馆领导对采访人员工作的评价最为重要,其中包括对工作进度的评价,对工作质量的评价以及对工作进度及最终目标的关系的评价等等。从某种意义上来说,领导和同事的信任与支持,是对文献采访人员的最高奖励,往往直接影响到采访人员的工作积极性与主动性。

4.3.4持续改进机制

持续改进是组织的一个永恒的目标。因此,管理的重点应关注变化更新产品所产生结果的有效性和效率,这就是一种持续改进的机制。由于改进是无止境的,所以持续改进是组织的永恒目标之一。具体到文献采访质量目标实现的这一过程中.应用持续改进的原则,应当采取的主要措施有:(1)在整个采访过程中使用某种一致的方法推行持续改进。如利用制度纠正措施、预防措施进行过程改进的方法等。(2)为采访人员提供有关持续改进的方法和手段的培训,这是持续改进得以实施的重要保证。(3)根据文献采访质量的目标来指导、测量、追踪持续改进。这些目标可以指导持续改进的实施.并可作为测量的依据,也为追踪改进措施指出了方向。(4)持续改进评审。在持续改进进行的适当阶段,需要对质量改进进行评审。如是否达到预期目标,改进过程中是否发生过不符合要求的问题,有什么影响,采取哪些措施,效果如何等。

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