高校图书馆档案管理工作探讨

进入电脑版    时间:2017-02-07 15:24:15     来源: 《河南图书馆学刊》2010004期

刘丽辉

(河南理工大学图书馆,河南 焦作454000)

关键词:高校图书馆;档案管理

摘 要:分析了高校图书馆档案管理的作用,指出了高校图书馆档案管理中存在的问题,总结了高校图书馆档案的归档内容.以河南理工大学图书馆为例阐述了图书馆档案管理的具体措施。

中图分类号:G250 文献标识码:A

文章编号:1003-1588(2010)04-0031- 03

1 高校图书馆档案的作用

1.1 为高校图书馆发展提供依据和参考

档案是图书馆各项工作的原始记录,是最真实可靠的信息,它完整地记载了图书馆不同阶段的组织结构、人员编制以及各项工作取得的成果、经验和教训,反映了图书馆的办馆条件、基础业务工作、信息资源结构、读者服务工作以及管理工作等各个方面。随着档案资料的不断丰富和充实,档案工作为图书馆当前管理和制定未来的发展规划提供了可靠的信息。

1.2图书馆档案是考核评估的依据

高校图书馆档案是在工作中形成的,体现了图书馆的工作特点和活动规律,它主要包括学校以及图书情报工作委员会下发的各种文件,本单位的党政工作、人力资源管理工作、读者服务工作以及资产管理等文件材料,全面系统地记录了本单位各个阶段主要工作,它不仅是对图书馆工作人员进行考核评估时的依据,也是上级领导对图书馆工作考核评估时可查阅的重要实证材料。

1.3为图书情报理论和图书馆建设的研究提供资料

系统、完整的档案资料管理是开展图书馆学研究的必要条件。图书馆档案资料,是高校图书馆自身发展建设的第一手资料,真实可靠。图书馆的档案资料不仅是为了目前使用,而且也是为了给后人积累资料.它为图书情报事业和高校图书馆自身的发展建设提供可靠的信息资源保障,对图书情报理论建设以及高校图书馆自身发展的理论研究和应用研究都起到了十分重要的作用。

2高校图书馆档案工作存在的问题

2.1对档案工作的重要性认识不够

高校图书馆对档案工作的重要性认识不够主要表现在以下三个方面:第一,没有专人负责管理档案,第二,没有固定的存放地点,第三,没有严格的管理制度,结果造成图书馆档案的严重损坏、丢失。出现上述现象的原因是多方面的,但主要有两点:一是领导不重视,认为图书馆的流通、阅览、自动化等一线工作做好就行了:二是一些高校馆认为图书馆是二级机构,学校设有专门的档案管理部门,图书馆再搞此项工作属于重复建设。其实,这两种看法都很片面,图书馆只有做好档案管理工作,才能在以后的工作中吸取经验和教训,更高效、更深层次地为读者提供服务。

2.2档案内容不完整

目前.大多数高校图书馆至今没有建立统一档案管理原则,没有配备专职的档案管理人员。由于档案管理人员的不断更换,一方面使得许多档案不是断档就是缺档,或者是应当应该存档的而没有存档;另一方面对图书馆各部门收集、呈缴的许多档案资料既没有进行登记,也没有进行分类编目,更不要说进行二、三次档案文献的加工和利用了。

2.3 图书馆档案的数字化建设缓慢

在信息化网络化时代,许多图书馆的档案管理和利用仍处在手工存取阶段,没有与图书文献信息资源的现代化建设同步,档案资源数字化建设进程缓慢。从档案载体看,纸质档案比重较大,电子档案、影像资料档案的种类和数量相对较小,这样的馆藏档案结构和内容不能适应图书馆业务发展和信息化社会对档案资料的需求。

3 高校图书馆档案的归档内容

确定高校图书馆档案归档内容.是保证归档文件材料齐全、完整的关键。根据我国《档案法》和有关档案工作的法规及规定,结合高校图书馆的工作实际,笔者认为,高校图书馆档案的归档内容大致可划分为以下五个方面:党群工作档案、行政工作档案、业务工作档案、人事档案和资产财务档案。

3.1党群工作档案

主要包括:学校党组织下发的党务工作文件:图书馆党组织工作计划、总结、报告:图书馆党组织管理、党组织发展等工作材料:党务工作会议记录、党组织活动材料、统战工作材料、工会工作材料以及共青团工作材料。

3.2行政工作档案

主要包括学校行政部门下发的与图书馆工作有关的文件:如学校图书馆工作会议纪要、学校图书馆委员会会议纪要、决定、指示、通知、规定、规划等;图书馆行业工作的文件:图书馆工作条例、标准、细则、规则、规程、图书馆工作委员会的工作材料等;本馆形成的文件材料:图书馆的发展规划、年度计划和总结,如每年的工作计划及工作总结,各种统计报表,上级领导来图书馆讲话的记录以及各种规章制度、岗位职责等。

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