高校图书馆读者借阅档案管理与利用初探

进入电脑版    时间:2017-02-06 23:31:06

史明文

(首都师范大学历史学院,北京100048)

关键词:高校图书馆;档案;管理;利用

摘要:高校图书馆借阅档案含有丰富的读者信息,能为图书馆工作提供参考。文章论述了读者借阅档案的管理方法,探讨了它在图书馆文献采访、藏书建设、读者工作等方面的价值。

中图分类号:G252文献标识码:A文章编号:1003-1588(2014)04-0046-03

笔者长期从事图书馆古籍及民国书刊的管理与借阅工作,在工作中逐渐认识到读者借阅档案的价值,有意识地管理、利用这些资料,为日常工作服务,积累了一些经验,撰成此文。笔者以图书馆古籍及民国文献的读者信息为例,来探讨读者借阅档案的管理与利用,以期抛砖引玉,引起图书馆工作者对读者借阅档案的重视,充分发挥其价值。

1读者借阅档案的管理

古籍及民国书刊(包括影印的)是高校图书馆的重要馆藏之一,在文科类学科较强的高校,此类文献利用率很高。目前,图书馆的古籍及民国书刊基本是闭架阅览,读者先填写索书单,然后由工作人员去书库提书,读者阅览完毕,索书单就定期销毁。笔者在图书馆主要负责本馆古旧文献的管理与借阅服务,又兼作学科馆员、信息参考服务、文献采访等工作,发现读者借阅信息对图书馆工作很有价值,就改变销毁读者借阅档案的做法,保存、分析、利用这些档案,为工作服务,逐渐摸索出一套管理读者借阅档案的方法。

1.1分类保存

图书馆每天都有大量读者借阅信息,这些信息只有时间先后顺序,要想很好地管理与利用,必须对它们进行分类。分类的方法很多,就古籍与民国文献而言,可以把这些借阅信息首先分为本校读者与校外读者。校外读者借阅的文献一般来说比较少见,应该引起重视,加强管理与保护。校内读者可以先按照系别分类,如:哲学系、中文系、历史系、教育系、社会学系等,然后在系别之下分教师档案与学生档案,每一类别按照借阅时间先后排列,这样就把零乱的信息有序化,便于保存与查阅。将读者借阅信息分类后,积累到一定数量,就要装订归档,妥善保存。对于特殊读者,如:知名教授、为特定课题而搜集资料的读者,可以把其借阅信息抽出来单独建档,这类档案价值要大于一般的读者。

1.2定期整理

保存读者借阅档案的目的在于利用这些信息为图书馆工作服务,积累到一定数量就要进行整理,分析这些信息的用途,把与当前工作关系紧密的信息做标注,或提取出来,以备利用。所谓定期整理,就是根据工作实际情况,以一天、一周、一个月或者更长时间为单位,把这些借阅档案分类保存,并分析其价值。笔者通过几年的实践,把整理分为三步:第一步是每天下班前把当天的读者借阅档案分类归档,以免丢失。第二步是每月底把本月的读者借阅档案检查一遍,特殊的信息保留原件,普通的信息留存电子版,纸本的档案剔除,暂时存放。第三步是每半年彻底清理一次,特殊信息装订留档,普通信息纸本销毁,保留电子版,并对这些信息认真分析,撰写工作日志,以备利用时查阅。整理档案的过程也是分析这些信息、为利用提供思路的过程,如果不整理,这些档案就是一堆废纸,没有价值,整理档案是利用这些信息的关键。

1.3根据价值留档

读者借阅档案的价值不同,其留档方式也不一样,普通读者保留电子档案即可,知名学者要保留原件。纸本的读者借阅档案数量太多,没有必要全部保存,把他们转化为电子版,既便于查询、利用,又节省空间,可以长期保存。但对一些知名学者或研究重要课题查阅文献时所留下的借阅档案,要保存原件,这些档案既有学术信息,将来可能还具有文物价值。电子版的档案,要记录全纸本档案中的信息,如:读者姓名、时间、系别、身份、索书号、书名、备注等,尽可能地反映出原始档案的面貌。特殊的纸本档案,要装订成册,编制目录,以备利用。

1.4丰富附加信息,积累学术信息

借阅档案反映了读者信息和学术信息,但这些信息还需要进一步完善,我们在工作中要利用借阅档案,尽量丰富读者的信息,如:读者的研究方向、课题的进展情况、该文献的价值及研究概况等,在留档时,也要把这些与借阅档案有关的信息附在档案中,这些附加信息的价值有时更大。附加信息一般从两个途径获得:一是,读者借阅时对文献的评论,如:该文献的价值、传世情况、优缺点等,馆员要留意读者的这些言论,及时记录下来,附在档案中。二是,馆员要主动向读者请教与所借文献相关的问题,如:借阅该文献是教学需要,还是科研需求等。对于教师围绕课题查阅文献,研究生围绕毕业论文查阅文献的情况要特别留意,这些情况可以跟踪服务。

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