高校图书馆如何应对灰色文献的收集和管理

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马青

(泰山学院图书馆,山东泰安271021)

关键词:灰色文献;收集;高校图书馆

摘要:文章论述了灰色文献的特点、重要性,探讨了高校图书馆收集灰色文献的方法与途径以及如何管理、开发与利用灰色文献,使它们更完整,更方便读者检索使用。

中图分类号:G253文献标识码:A文章编号:1003-1588(2014)01-0073-02

收稿日期:2013-11-15

作者简介:马青(1969-),泰山学院图书馆馆员。

“灰色文献”这一术语在20世纪70年代开始出现,指的是非正常出版的一类文献信息。包括各种各样的技术文件、内部刊物、专利、论文、文章预印本、政府出版物以及会议报告等。尽管这些文件包含了大量有用的数据,是研究人员和学者所关注的,但往往很难获得,因为它们没有正规的ISBN和ISSN号,不易从正规渠道购买到。学术出版物的出版周期往往过长,相比之下不太正规的报告公布更快,能够获得这种类型的数据享有时间上的优势。“灰色文献”对许多学科领域的研究和开发具有重要意义,所以它对高校的科研、教学和学习是具有影响的。高校图书馆获得这些资源是非常必要的,应当重视和加强对灰色文献的收集和管理。

1灰色文献的特点

灰色文献出版形式多种多样,包括学术著作预印本、委员会报告、技术报告、政府报告、研究报告、出差报告、会议论文、技术标准、学生论文、非商业翻译、市场调查、新闻公告、公司文件、工作文件、网站信息、虚拟讨论、数据集、电子邮件、其他备忘录、书目和地图等。灰色文献是研究人员的重要信息来源,因其专业性强、内容丰富,具有很高的参考价值,是大学图书馆为支持学术研究必须掌握的重要材料。由于其缺乏国际标准刊号,不通过传统的图书贸易渠道发行,出版周期不固定,有的只限内部流通,所以流通范围有限,很难获取。

2灰色文献的重要性

在目前这个世界自由贸易和信息的时代,灰色文献是获得信息的更重要的来源。它提供的信息,往往是无法在正常图书贸易渠道获得的,它比传统文献更及时,更具时效性和灵活性[1]。灰色文献内容丰富、信息量大,它正成为一个共同的信息交流手段,它提供给学者和普通读者的研究总结、事实报告、统计和其他数据信息,具有更全面的观点和更高的参考使用价值。一般来说,灰色文献是地方文献信息的主要来源,因此,在开展地方文化研究时,它是非常重要的第一手资料。文件、项目和会议论文等文献资料在很大程度上也是大学教师、研究员所依赖的。由于灰色文献是原始数据,是最新的研究成果,是对一个特定的主题进行最完整的理解必不可少的参考,所以有些学科倚重灰色文献。灰色文献不受空间和出版商的限制,因此它可能比公开发表的文献包含更多的细节和内容。灰色文献还可以帮助抵消两个常见的问题:①出版滞后。研究结果中产生的灰色文献或会议记录,可能要一年或更长时间才出现在同行评审的出版物上。②阳性结果偏差。研究结果发表在学术期刊上,往往表现出积极的结果。而那些消极的结果,通过审查灰色文献才可能发现。

3灰色文献的收集途径

灰色文献的来源可以是个人、公司、政府机构、研究机构。因为人力和体制的原因,灰色文献大多流通受限,甚至在它们的生产机构内这种情况也比较严重,许多科研院所中产生的灰色文献没有被共知共享。只有与相关研究人员、项目人员协调,才可以获取灰色文献。互联网对高校图书馆灰色文献的收集,影响是巨大的,它作为一个灰色文献来源,具有巨大的潜力。通过检索引擎和网站,提高了可视性的灰色文献数量。在大学图书馆,很多学科门类可自主地进行灰色文献收集,例如:学生的学位论文以及各学科领域的学术会议论文集。

3.1制定灰色文献的收藏政策

由于不易获取,收集灰色文献便成为高校图书馆面临的一个挑战。统一共识,建立判别标准是必要的,所以图书馆在如何收集管理灰色文献方面应该制定一定的馆藏发展政策。如:关于经费使用和收集鉴别标准、收集渠道、相关主题和学术用户的需求等。只有制定了以上各方面的相关政策,才能为灰色文献的收集和整理提供更为广阔的平台。

3.2收集灰色文献的方法

灰色文献的收集,需要图书馆员有专业的学科知识、敏锐的视角和探索精神。在收集过程中,找到灰色文献是重要的第一步。馆员可以通过浏览日报、寻找报告、会议、研讨会和讲习班等方式获得灰色文献。从传统上讲,新闻媒体是信息的重要来源,期刊、通讯也是可供监测的来源。图书馆主要通过以下途径收集灰色文献。

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