美国新墨西哥大学图书馆部门合作策略研究

进入电脑版    时间:2017-02-06 20:24:12     来源: 《河南图书馆学刊》2014004期

张淑萍

(北京师范大学图书馆, 北京100875)

关键词:部门合作;沟通;图书馆文化

摘要:文章介绍了美国新墨西哥大学图书馆部门合作策略,分析了其成功的原因,旨在对国内同仁有所启迪。

中图分类号:G258.6文献标识码:A文章编号: 1003-1588(2014)04-0041-02

为使图书馆在整体上更加成功,成为馆员乐在其中的工作场所,美国新墨西哥大学图书馆成功实施了部门合作策略,[1]在美国图书馆中堪称典范。笔者介绍了该合作策略,分析了其成功的原因,旨在对国内同仁有所启迪。

1部门合作策略简介

1.1创建支持与鼓励合作的组织文化

图书馆要实现部门间长期有效地合作,首先要建立起支持与鼓励合作的组织文化,因为组织文化代表着一种价值标准。图书馆组织文化确定了馆员的价值取向, 规定了馆员所追求的目标, 对图书馆馆员的价值标准具有明显的导向作用。[2]图书馆组织文化一旦被全体馆员所认同,将会产生巨大的凝聚力。然而,图书馆组织文化的建设不是一蹴而就的。为此,新墨西哥大学图书馆的领导者做了许多细致的工作。他们向全体馆员阐述了部门间合作的意义,明确了部门间合作的基本模式,组建了正式和非正式的沟通机制,定期在各部门间提供互相学习的机会并举办小组讨论活动。通过馆领导潜移默化地宣传、教育和正面引导,图书馆全体馆员逐步产生了认同感,并乐于参与部门间合作的事务,主动将个人目标与图书馆目标相联系。新墨西哥大学图书馆把部门间的合作作为一种制度确定了下来,由此,支持与鼓励合作的组织文化形成了。

1.2以沟通促进合作

沟通是为了一个既定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体中传递,并且达成共同协议的过程。良好的沟通是成功互动的关键, 而成功互动能够使彼此产生依赖。有了共同的目标,有了相互依存的关系,走向合作自然水到渠成。新墨西哥大学图书馆采取了以下的沟通方式,最终实现了完美的合作。

1.2.1沟通从彼此了解开始。传统上,图书馆被分成技术和公共服务两部分。从图书馆的制度和程序来看,这两种服务的功能还是有明显区别的。但是即使是现代图书馆,馆员仍倾向于将自己分为技术类或者是公共服务类,并坚定地认为这两种馆员是不能互换的。部门间的沟通、互动和最终的合作需要各部门了解彼此的工作环境、专业术语、 制度、程序和时间安排。了解这些情况并尊重彼此的制度是成功互动和合作的第一步。新墨西哥大学图书馆采取各部门之间向对方讲解本部门的工作情况以及工作程序的方法,迈出了部门之间彼此了解的第一步。

1.2.2搭建深入沟通平台。新墨西哥大学图书馆搭建深入沟通平台的方法有两种:①“教育扩展”,包括:学习、培训、讨论等方式。②建立联合跨部门协作组。各部门的员工常务委员会定期召开会议,设定共同的日程安排并解决共同的问题。

新墨西哥大学图书馆通过教育培训机会进行交流、学习。这些讲习会主题的来源有多种渠道:有的是受到了内部请求追溯系统中发送给编目部门问题的启发;有一些会议主题则来自于某些变动,如书籍编码变动或者某种新工具的运用。2010年,现有的编目部门成立。编目与探索服务部门组织了教育扩展讨论会,主题是“如何阅读MARC记录”,向公共服务馆员演示了MARC(机读编目格式标准)记录。此后,图书馆又为参考咨询服务和其他部门人员举办了该讨论会。此类活动可以让各部门人员更加深入地了解彼此的工作和需要。

新墨西哥大学图书馆在采用了本地搜索失败后使用OCLC(在线计算机图书馆中心)联合书目进行搜索的方法后,编目人员也举办了类似的培训。因为编目员迅速意识到了参考和教育馆员不会自动认识到联合书目中的OCLC和定制区域版本中书目记录的区别,是说明两者区别并为这种新的搜索工具提供信息的最佳人选。

图书馆还将举行另一次针对公共服务人员的、题为“了解RDA的工作原理”的讨论会。这个讨论会的目的在于让技术服务人员和公共服务人员能够对影响服务的新技术拥有共同的理解。该讨论会将在RDA使用频率较为明显后举办,借此,不太了解编目的馆员可以对该系统有更加深入的了解。

2000年初,新墨西哥大学图书馆建立了联合跨部门协作组。组员包括技术部门和公共服务部门的管理人员。小组定期召开会议以确定图书馆的工作日程安排。该小组为图书馆大部分活动提供了一个计划、讨论、实施、监控和解决方案的平台。现在,该小组已成为馆长的咨询团队。

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