公共图书馆业务档案规范化、标准化建设探析

进入电脑版    时间:2017-02-06 20:16:35     来源: 《河南图书馆学刊》2013010期

王春玲

(鞍山市图书馆,辽宁[KG*2]鞍山114001)

关键词:图书馆;业务档案;收集;整理;归档

摘要:图书馆的业务档案在工作中发挥着不可忽视的作用。文章在分析公共图书馆业务档案归档范围确定的基础上,从归档要求、文件材料立卷和归档流程,论述了图书馆业务档案科学管理的重要性。

中图分类号:G251文献标识码:A文章编号:1003-1588(2013)10-0022-03

收稿日期:2013-09-01

作者简介:王春玲(1969-),鞍山市图书馆馆员。

1业务档案归档范围的确定

业务档案直接来源于图书馆本身,是在图书馆业务工作中形成的,并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料,能够全面体现图书馆业务工作的职能活动,并按时间顺序加以整理,定期向图书馆档案室移交,称之为“归档”。

1.1业务档案归档范围

业务档案归档范围的确定:归档的文件资料必须对本单位和当前社会具有长远的参考作用、利用价值和研究价值。归档的文件资料必须反映图书馆业务部门活动的全过程,要完整、规范、准确、系统。归档的文件资料必须遵循职能活动自然形成的规律,保持彼此间的合理联系。兼顾保存价值、分门别类地组卷,更能准确、全面地反映图书馆业务工作的真实面貌和部门的主要业务活动,以便于查找和利用为原则。

1.2业务档案归档的主要内容和重点

1.2.1归档的主要内容要体现图书馆业务发展的规划和计划,各项工作执行情况的总结、统计报表、汇报材料和科研成果,对业务工作研究的专项资料和论文、著作及原件,反映图书馆各项工作情况的技术数据,包括历年的经费变化、文献的馆藏量、购书的情况、借阅的情况等相关数据。材料主要包括:文字材料、图表、照片和以声像为载体的档案及电子文件等。

1.2.2归档的重点首先是在业务活动中所形成的不同形式、载体的文件材料,尤其是全局性、综合性的文件资料。其次才是上级主管部门和其他单位发来的电文及附件。

以鞍山市图书馆为例,为了加强业务档案的管理工作,我馆于2008年下发〔2008〕18号《关于鞍山市图书馆档案管理办法》(试行)和〔2008〕61号关于印发《鞍山市图书馆业务档案归档的有关规定》的通知文件,在此文件中明确规定了业务档案的归档范围,使我馆业务档案走上了规范化、制度化,使管理者在指导工作和评估定级中起到了不可估量的作用。

2业务档案的归档要求

2.1对上级主管部门下发的文件和材料归档内容

针对图书馆工作和事业建设政策性和法规性的文件,包括通知、决定、规定、指示、规划、标准、规范和规则等。上级主管部门负责召开的有关对图书馆业务工作具有指导性的会议文件材料,包括会议记录、文件、报告、纪要、总结和经验等。

2.2本馆业务部门工作形成的文件和材料归档内容

各业务部门所承揽的大型业务活动的工作计划、通知、工作总结、调查报告和工作经验材料。馆务工作会议记录、馆务的工作日志和图书馆大事记。图书馆各项业务工作岗位责任制、业务工作规章制度与工作细则。图书馆各项业务活动的统计报表,包括月、季和全年的统计报表、统计台账及有关统计分析和说明材料等。对报道有关图书馆各项业务活动的平面载体、新闻载体、网络载体、照片以及重要的读者来信等。图书馆关于业务方面的外事活动,对到馆参观的来访记录、题词与赠礼等。

2.3学术研究档案

2.3.1主要内容。在省级以上刊物发表的专业论文、重要的学术会议获奖论文、专题课题的服务成果和应用成果。

2.3.2归档要求。针对图书馆业务工作的学术论文成果作为科研重要内容保存归档,虽不能做到有文必档,但要求归档的论文要有质有量,具有保存和参考价值。对那些具有高影响力和高水平的论文归档要完整系统。

2.3.3对声像、实物的档案归档范围。图书馆业务部门在各项活动中形成的有保存价值的照片、录像、录音、电子出版物及获得上级和其他有关部门颁发的证书、牌匾、奖杯、奖牌等。

2.3.4技术档案。技术档案主要包括图书馆现代化管理的各项规章制度及一些操作规程、参数的各项设置。固定资产、各种设备的购置时间、来源、价格、品牌与保修时间的原始记录与设备维护记录,各类设备的性能及其运行情况等材料。

以鞍山市图书馆为例,我馆的业务档案是制定规划、科学决策、总结工作和开展学术研究的重要凭据。其内容主要包括:上级主管机关文件档案、读者服务工作档案、基础业务工作、学会工作档案、研究辅导与协作协调档案、读者活动档案、学术研究档案、业务统计档案、照片、声像、分馆建设档案、技术档案、实物档案等。同时,我馆对各业务部门的建档分工有了明确的规定。例如,业务中心的任务分工是:学会档案、学术研究档案、基层辅导与培训档案、岗位培训与继续教育档案、分馆建设档案、业务统计档案。

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