图书馆电子业务文档长期保存方案研究

进入电脑版    时间:2017-02-05 22:45:33     来源: 《河南图书馆学刊》2016005期

郭梅娜

(郑州轻工业学院图书馆,河南郑州450002)

关键词:电子文档;在线保存;离线保存

摘要:文章首先对图书馆电子文件进行界定,确认电子文件的保存范围,然后分析了电子文件保存系统应该具备的功能,最后对电子文件保存方式进行对比分析,并指出电子文件长期保存的发展方向。

中图分类号:G251文献标识码:A文章编号:1003-1588(2016)05-0098-03

信息化社会发展到现在,图书馆业务文档也由原来的纸质文档转化为电子文档,并且很多都涉及业务流程、图书编目、图书数据、图书馆规章制度、学生信息等,这些文档对图书馆业务的开展以及未来的发展方向都有一定的智力支持,所以电子业务文档也应该进行长期保存。往常的纸质文件长期保存方案是进行归档移交,电子文件保存还没有相应的规定,但是随着计算机系统产生的文档的增加和计算机管理软件的成熟,给电子文件进行长期保存提供了可能。因此,电子文件的保存问题已经成为图书馆需要解决的一个问题。

1图书馆需要保存的电子文件

1.1图书馆电子业务文档的界定

电子文档是生产、生活中产生的记录人们活动的数据和文档,这些数据和文档对以后的生产和生活有一定的指导意义,需要及时提交到相关机构进行长期保存。其中两种电子文档不需要归档:①纸质文件的电子版本。②用于起草纸质文件的电子版。这两类电子文档主要是与纸质文档共存的文档,且是纸质文档的复制品,所以不需要长期保存,也不需要向相关部门移交。

1.2电子业务文档的类型

图书馆产生的电子文件的种类有很多,但是目前规定的电子文件的数据类型和归档格式主要有以下几种:①文本文件。主要是指文字处理软件生成的,记载文字、数字、符号、公式等字符信息的文件[1],常见的有TXT、DOC、WPS等格式。②数据库文件。主要是通过数据库系统、信息管理系统、办公系统等软件产生的结构化数据格式,如DAT、SQL等格式。③图像文件。主要指采用扫描仪、数码相机、手机、制图软件等设备或软件拍摄或生成的静态图像文件,如JPG、PDF等格式的文件。④图形文件。主要是计算机制图软件和辅助设计软件形成的图形档案[2],主要是位图文件和矢量图文件。⑤视频文件。主要是指由数码摄像机、手机、平板电脑等摄像设备或具有摄像功能的电子设备拍摄或采集生成的文件,或者经过视频软件剪辑生成的文件。如RMVB、MP4等格式的文件。⑥音频文件。主要是数字录音设备、手机、平板、录音笔等记录声音的电子设备记录声音而产生的文件[3],如MP3、WMA等格式的文件。

2电子业务文件保存系统功能分析

建立电子文档保存系统的目的是为了保证符合长期保存要求的图书馆电子文件能顺利地进行整理、标引、入库,方便日后的使用。

2.1电子业务文档的备份功能

文档的唯一稀缺性决定了其珍贵的社会价值,所以文档资源的备份就显得尤为重要。电子文件的备份主要有电子文件脱机备份、电子文件异质备份、电子文件异地备份三种方案。

电子文件异质备份就是将重要的电子文件选用其他介质进行备份,一般是选择打印或者缩微的方式进行异质备份。异质备份是有选择地进行,并不是全部数字文档都需要异质备份。考虑到成本因素,笔者认为缩微技术成本较低,因此,电子文件管理系统应该具有数字格式到缩微格式转换的程序接口,方便进行异质备份。

电子文件的异地备份就是定期或者实时将电子文档资源备份到异地计算机系统中,防止计算机系统的崩溃造成资源的丢失和破坏。一般来说,异地备份有两种手段:一是在乙地做镜像,最好是地理位置比较远的镜像,比如与兄弟院校图书馆进行合作,互相进行异地备份;二是专门的数字资源灾备中心,进行集中备份可以有效地防止数字文档资源的丢失。这就要求数字文档保存系统具有异地备份的接口,最好是能进行实时备份,设定每天定点备份或者关机前自动备份,采用数据库差额备份的方式,将每次备份需要覆盖的部分显示给工作人员进行确认。这种方案适合公共图书馆,高校图书馆属于学校的二级机构,应积极和校方申请,加入到学校的数字档案备份计划中。

电子文档的脱机备份就是将计算机系统中的电子文档备份到移送设备中,这种备份方式成本比较低,也方便,但是会增加工作人员的工作量。一般来说,脱机备份是将电子资源备份到移动硬盘或磁盘中,采用的备份方式是差额备份,并不进行覆盖,生成日志备份或者全额备份,备份文件为当天日期。全额备份一般是半个月或者一个月进行一次,日志备份每天都要进行,这样有利于减轻工作人员负担,同时也保证数据的安全。备份的保留周期一般是2年的时间,这要求数字文件归档系统需要建设脱机备份功能,方便档案机构的数据备份工作。

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