文献采购工作风险与预防

进入电脑版    时间:2017-02-05 19:39:24

3.2.1以次充好

在招标采购过程中,订单采购由于跟图书管理系统结合紧密,图书的采购、验收均有一套完善的系统提供质量保证,馆配商不容易从中钻空子。但现场采购图书,一般由现场采购人员使用采集器完成,这时采购人员就有权利把数据直接给馆配商或者把采集的数据自己整理以后再交由馆配商配书。如果一些采购人员责任心不够强,甚至有极个别的采购人员与馆配商达成一些“共识”,把数据直接交由馆配商处理,一些供应商就利用这一过程混入一些低价的劣质书。他们为了使再配送劣质书不至于与图书馆的书重复,也会和采购人员索要馆藏数据,这样在混入劣质书时就可以先经过查重处理,图书馆验收人员在直接将到书数据录入计算机管理系统时也很难察觉。

这个过程的廉政风险等级常常被列为2级。由于该环节较难被监控,需要制定相应的监管制度使现场采购流程规范化和标准化;同时加大力度提高采购人员的自身素质。采购人员不仅应该具有较高的专业知识、丰富的经验,而且必须具备良好的职业道德和敬业精神,以集体利益为重,坚决抵制采购过程中的不正之风,恪守职业道德,不能贪图一己之利而损害学校和集体的利益。

3.2.2非正规出版图书

馆配商为使自己的利益最大化,会经常主动与采购人员联系,推销他们低价的“自己的图书”,其实所谓“自己的图书”通常是指二渠道的图书或者盗版图书。有时一些采购人员在经济利益的驱使下做出错误的选择,他们也会和馆配商“合作”购买这样的图书,把这些数据录入到采购系统,在验收的时候验收人员一般很难分辨。除给学校造成经济损失外,馆藏质量也难以保证,久而久之,图书馆的馆藏就会变成“二渠道书”集散地。

这个过程的廉政风险等级由于对整个学校的馆藏影响重大,所以把它列为1级。针对这种情形,除平时要对采购人员进行严格要求外,更要在采购的过程中进行严格监管,同时在验收环节也要形成严格的审查制度,让有这样思想的人无处生存,把腐败的苗头扼杀在萌芽之中。

3.3文献验收工作

文献验收工作是文献采购工作的后续,由于一般院校的验收人员和采购人员不会用同一个人,所以在这个过程中存在腐败的几率也就比较小,甚至可以说基本上不会出现任何问题。之所以把它提出来,原因很简单,就是因为验收是采购的后续,如果没有这个工作,采购工作就没有任何的约束力,也就会使采购的腐败风险严重加大。

验收人员通常是根据采购人员的订单进行验收,他们每次与采购人员交接采购数据的时候往往是容易出现问题的时候,如果验收人员没有对采购人员的数据进行核对,那么在验收的时候就会出现这样那样的问题。例如上述提到的馆配商向订购的文献中混杂其他低质量、低成本的图书,只要验收人员严格把好数据关、质量关,就不会给他们任何漏洞可钻,同样也可以把腐败的风险降到最低。

3.4文献报账支付工作

文献报账支付工作主要由两个部分组成,一是报账工作,二是支付工作。

报账工作由验收人员根据到书情况填写固定资产清单,计算此次到书金额,然后向馆配商提出对账金额,索要发票,由采购人员到财务进行报账,申领支票。

这个环节涉及的风险不是很大,一般把它定为3级。在核对金额的时,只要验收人员与采购人员、馆配商进行认真、负责的核对,就可以把风险降低。核对的主要目的就是防止虚报金额,例如先付款后配书的情况;或者是先付款没有配书。要避免这样的情况发生。

支付工作原则上不会发生腐败,但也不排除采购人员由于急需资金,把付账的资金截流他用的情况发生。这类问题的风险等级定为3级,只要有严格的财务制度、严格的监督机制约束就不会发生这样的问题。例如,每次在采购人员交付支票的同时需要有验收人员或者领导监督、证实,就可以把这个问题解决。

4结语

通过剖析文献采购工作的风险和解决途径,目的是严格、规范、科学地组织协调采购的各环节,防患于未然。笔者在从文献采购的各个环节分析腐败风险点的等级同时也提出了应对措施,只有各个环节有全程严格监管,各个部分的负责人都严格按照工作流程秉公办理,才能使有腐败苗头的人员尽早“悬崖勒马,迷途知返”。

参考文献:

[1]找准廉政风险点.完善制度堵塞防范管理漏洞[J].工商行政管理,2010(4).

 2/3   首页 上一页 下一页 尾页

上一篇:阅读推广与图书馆核心价值的思考
下一篇:趋向融合的图书馆开放存取发展之路

相关信息