藏书架位核算在Excel表格中的排列组合及实践一以伊犁师范学院图书馆为例

王惠英

(伊犁师范学院图书馆，新疆伊犁83500)

关键词：架位核算；Excel表格；排列；组合

提要；文章首先阐述了当图书馆所进图书达到一定数量，书库还有宽阔的空间，而书架不够用时，采用增添新书架的方法，解决藏书放不下的问题。说明了避免进行重复、繁重的排架、倒架工作，应提前进行藏书架位核算，制作Excel表格；讨论了先在Excel表格中进行藏书架位的排列、组合，然后再将表格中的准确数据应用于实践。

中图分类号：G253.5文献标识码；A文章编号：1003-1588（2013）02-0023-03

收稿日期：2013-01-22

作者简介：王惠英（1958-），伊犁师范学院图书馆副研究馆员。

图书馆开展各项读者服务工作的主要基础，就是对馆藏资源不断地进行补充。随着藏书规模的不断扩大，当图书馆的书架不够用时，我们一搬采用两种方法：一是书库没有多余空间时，将陈旧用处不大或副本比较多的图书剔旧；二是书库还有多余空间时，则购买新书架，重新组织书库藏书布局，这就需要对馆藏图书进行重新排架、倒架，为了减轻员工的劳动强度，我馆样本书库采用对藏书需用架位进行提前核算、测定架位的方法。文章研究与阐述的就是藏书架位核算在Excel表格中的排列、组合及实践。

1藏书架位核算的意义分析

一是能准确地估算藏书原来所占用架位是多少，现应预留多少架位，可减少对藏书进行频繁的倒架、排架，减轻员工的劳动强度，提高工作效率；二是能使图书倒架、排架工作规范、准确、合理、科学，有效保管藏书；三是能准确地估算藏书架位，藏书布局保持稳定性，就不会因员工对藏书进行频繁倒架、排架，而影响读者正常阅览图书。

2藏书架位核算的前期工作

2.1准备藏书架位核算的工具

准备工具：笔记本、标签、不粘胶、剪刀、中性笔、电脑。

2.2明确了解我院学科建设及本馆进书状况

首先遵循学科性、特色性、专业性、前瞻性等原则，其次参考本馆每年每类图书进书量。依据我院学科建设的发展方向以及目前课程设置等具体情况，分析读者需求，即：要明确哪些图书读者需求量多，哪些图书读者需求量少。作为地方民族高校图书馆，我馆采集图书时，注重购置适合师范院校教学需用图书和地方民族特色图书。

2.3准确统计样本书库藏书架位情况

仔细登记样本书库每类藏书的原来实际占用架位是多少，统计新进书架是多少。然后制定核算图书架位的具体方案，把所有的数据都填写进Excel表格，核算出重新组织藏书时，每类图书应预留多少架位，目前需用的架位准确空间应该是多少。

2.4进行样本书库目前所需架位测定

例如：我馆2010年搬迁新馆时，为样本书库购置195组书架，搬迁到新馆后，因大量进新书，藏书饱和，2012年又为样本增添新书架41组，那么，核算结果如下：

现共有书架=195（组）+41（组）=236（组）

3藏书架位在Excel表格中的排列、组合与核算

3.1样本书库藏书预留架位的原则

把原来藏书占用的实际数据填写在Excel表格上，学科类目需求量大的图书，多预留架位，如：哲学B、政治法律D、文化教育体育类G、语言文字类H、文学类I等，这些是我院开设的主要课程，因此汉文社科类图书预留架位共是27组，见表1；哈萨克语种和维吾尔语种的图书，主要购置渠道是新疆本省一些出版社、北京民族出版社等出版的图书，虽然每年出版的种类不多，只要出版，我馆基本上都采购，所以也多预留架位。如：哈文图书是4组；维文图书也是4组，见表1；学科类目进书量小的图书，少预留架位，如：综合类Z预留书架是0.5组，见表1；外文图书因原来就有充足的预留空间，预留架位是0组。

3.2文种藏书架位在Excel表格中的排列、组合与核算

如果整个书库藏书进行重新组织，根据以上条件制作Excel表格1，填写具体数据，进行藏书架位核算，以组为核算单位，在表格中有以下两种核算公式。

一是用横向公式：即：各文种、学科总书架用量=汉文社科类+汉文自科类+汉文综合类+维文+哈文+外文，见表1。

二是用纵向公式：套用SUM=B5=B3+B4①（B3、B4、B5，分别表示具体数据在Excel表格中的位置），也可以为：SUM=Ｃ5=Ｃ3+Ｃ4① ，等等，以后有类似情况，以此类推，即：现书架用量测定和=原来所占书架实际数量+预留书架数量。在Excel表格中用鼠标点击求和项，可核算出，现文种、学科藏书需用书架数量合计：汉文社科类是108（组）；汉文自科类是59（组）；汉文综合类是5（组）；维文是20（组）；哈文是16（组），外文是28（组）。